Así se gestó #PontevedraenFITUR

04 Feb Así se gestó #PontevedraenFITUR

Lunes 12 de enero 11:30h …. Plaza de la Verdura en Pontevedra nos comunican que Visit Pontevedra y su oferta gastronómica debería tener presencia en FITUR, que comenzaba 16 días más tarde. Al momento se estableció la comunicación Atlántico-Mediterráneo de instintohumano y aceptamos el reto.

Como somos algo peculiares y como comentamos algunas veces “para hacer lo que todos hacen mejor no hacer nada“… por ello propusimos sacar la presentación de Pontevedra de IFEMA para que no quedase desdibujada entre las 55 presentaciones que se concatenan cada media hora con el consiguiente colapso neuronal de los espectadores.

El miércoles 14 el proyecto fue aprobado y ya sabíamos que lo íbamos a organizar en algún lugar del centro de Madrid capital, sabíamos la hora (20:30) y el día jueves 29 de enero, pero todavía no sabíamos el emplazamiento en concreto. Contaríamos con la presencia de los chefs y hosteleros ganadores de Pontedetapas 2014 encabezados por el estrella michelín Xosé Cannas (Pepe Vieira). No buscamos un evento multitudinario de 300 personas, la propuesta es un evento para 70-80 personas en un lugar singular de Madrid. La apuesta era fuerte pero de eso se trataba. Ya sólo faltaban 14 días para FITUR.

Quedaban 14 días pero todo empezaba a estar controlado, por una parte ya estábamos trabajando en Barcelona codo con codo y eso facilita mucho las cosas. Teniendo en cuenta que durante esos días y más concretamente ese jueves 29 habría infinidad de eventos y presentaciones nuestra preocupación inicial tenía una doble vertiente. Por una parte buscar un sitio y por otra preavisar a las personas que considerábamos de presencia indispensable para que bloqueasen sus agendas ese día a esa hora.

La parte humana se puso a ello, necesitábamos un sitio singular, diferente. No nos valía una sala de un hotel, necesitábamos un lugar que dejase impronta en las retinas. Lo fácil unas mesas redondas con sillas a su alrededor en un salón de un hotel. No es nuestro estilo. Los primeros contactos infructuosos porque ya estaban ocupados por otros eventos, hasta que llegamos al Hotel Me Reina Cristina. The Roof, Plaza de Santa Ana, unas vistas espectaculares…estaba predestinado. No miramos más, tenía que ser ahí. Nuestra apuesta era por una de las terrazas más emblemáticas de Madrid.

Al mismo tiempo la parte del instinto, mandaba mensajes y algunas llamadas telefónicas para que los primeros invitados bloqueasen sus agendas, Esos invitados que considerábamos esenciales para la buena comunicación del evento, para su presencia en la red, para su difusión, para que Pontevedra fuese conocida en todos los rincones. El resultado, lo mejor del 2.0 iba a estar presente en el evento.

El viernes 16 ya teníamos localización, las invitaciones diseñas y preparadas para enviar por mail. El lunes 19 a poco más de 9 días ya estaban las invitaciones enviándose y 35 personas confirmadas. Ya sólo por eso teníamos el convencimiento del éxito.

El viernes 23 se presentó en rueda de prensa pero para ese momento ya estaba trazada la estrategia de promoción y difusión en los diferentes canales 2.0 (y aunque no somos muy amigos de los datos cuantitativos, solamente comentar que esto datos fueron espectaculares para un evento de apenas tres horas). Sólo faltaba el hashtag, mientras comentaba esto con Javier ese mismo viernes, un casual watssapp de Mónica con la casual etiqueta #PontevedraenFITUR … cerró la idea del hashtag. Quedaría #PontevedraenFITUR

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Detalles y más detalles. Decenas de mails, diseño de minutas, diseño del menú degustación, contactos con proveedores, confirmaciones. Listas y más listas. Señalética, carpetas, timming, medios técnicos, visibilidad, vestimenta, viajes a Madrid … y hasta hielo seco….. todo bajo control excepto una cosa: la lluvia. No contábamos con ella, se presentó durante un buen rato pero el evento estaba ya lanzado y a pesar de todo las cocteleras siguieron agitándose toda la noche.

Gracias a todos/as por haber hecho posible #PontevedraenFITUR

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